Eine elektronische Rechnung wird von Finanzbehörden gemäß den Umsatzsteuerrichtlinien anerkannt, wenn diese mit einer elektronischen Signatur auf Basis eines Zertifikats versehen ist, das mit dem von der RTR-GmbH betriebenen Signaturprüfdienst oder mit einem gleichwertigen Verfahren geprüft werden kann.
Dies bedeutet insbesondere, dass es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur handelt, die
- ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet ist
- die Identifizierung des Unterzeichners ermöglicht,
- mit Mitteln erstellt wurde, die der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners unterliegen sowie
- jede Änderung der Daten, die mit der fortgeschrittenen Signatur signiert sind, feststellbar macht.
Zertifikate für elektronisch signierte Rechnungen
Mehrere Anbieter stellen Zertifikate für fortgeschrittene elektronische Signaturen aus. Soweit sich diese Zertifikate für die elektronische Rechnung eignen, werden sie auf Wunsch des Anbieters von der RTR-GmbH in den Signaturprüfdienst integriert. Mitunter wird das Zertifikat als Teil eines Gesamtpakets für die elektronische Rechnungslegung angeboten.
Wenn die Rechnungslegung einschließlich Auslösung der Signaturfunktion automatisiert ablaufen soll, ist die qualifizierte elektronische Signatur wegen der hierfür erforderlichen PIN-Eingabe ungeeignet. Es ist jedoch zulässig, mit nur einer PIN-Eingabe eine bestimmte Anzahl bereits vorliegender Rechnungen simultan mit qualifizierten elektronischen Signaturen zu versehen.
In jedem Fall können qualifizierte Zertifikate nur an natürliche Personen ausgestellt werden. Die Verwendung eines Pseudonyms im Zertifikat ist jedoch zulässig (speziell beim qualifizierten Zertifikat ist jedoch zu beachten, dass bei Verwendung eines Pseudonyms keine Verwechslungsgefahr mit Namen oder Kennzeichen bestehen darf).
Grenzüberschreitende Rechnungslegung
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts elektronisch übermittelter Rechnungen müssen entsprechend den Erfordernissen der europäischen Richtlinien 2001/115/EG, 2006/112/EG, 2010/45/EU und 2014/55/EU gewährleistet werden. In zahlreichen Mitgliedstaaten der Europäischen Union kann dies auf Basis elektronischer Signaturen geschehen. Informationen dazu finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission.
Da die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung hauptsächlich für den Vorsteuerabzug relevant sind, brauchen jene Rechnungen, in denen keine Umsatzsteuer angegeben werden muss, auch nicht mit einer elektronischen Signatur versehen zu werden.
Technische Umsetzung und Kosten
Welche Lösung für ein Unternehmen im konkreten Fall zweckmäßig ist, hängt von der Häufigkeit der elektronischen Rechnungslegung ab. Wenn sich die Anzahl der Rechnungen in Grenzen hält, kann es durchaus genügen, die Rechnungen als PDF-Dateien zu erstellen, mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (siehe Anwendungen) und per E-Mail an den Empfänger zu senden.
Theoretisch würde es genügen, Rechnungen als elektronisch signierte Mails im Format S/MIME zu senden. Derartige Mails müssten jedoch so archiviert werden, dass die elektronischen Signaturen während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer von sieben Jahren geprüft werden können. Elektronisch signierte PDF-Dateien können vermutlich einfacher archiviert werden als elektronisch signierte Mails.
Die Kosten einer solchen Lösung beschränken sich im günstigsten Fall auf das Zertifikat und den Personalaufwand für die Einrichtung des Systems. Eine allgemeine Aussage ist jedoch nicht möglich, weil die Kosten in erheblichem Maß von der Komplexität des Systems und vom jeweiligen Verrechnungsmodell abhängen.
Neben PDF kommt auch der österreichische XML-Rechnungsstandard ebInterface in Betracht, der von zahlreichen Umsetzungspartnern unterstützt wird.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung dürfen seit 01.01.2014 nur noch elektronisch gelegt werden. Dies geschieht über die E-Government-Anwendung E-RECHNUNG.GV.AT, die ausschließlich über das Unternehmensserviceportal (USP) erreichbar ist und eine Anmeldung im USP erfordert (Details finden Sie im Unternehmensserviceportal).
Unter den folgenden Links finden Sie weitere Informationen: